Concepte de Factura Electrònica
La factura electrònica és un document digital que substituïx la factura tradicional. Està reconeguda per l’Agència Tributària com a mètode d’emissió legal per a facturar. Servix, entre altres coses, per agilitzar la gestió de cobraments de la seua empresa.
La factura electrònica reemplaça el document físic en paper i conserva el mateix valor i efectes legals, alhora que incorpora determinades condicions de seguretat proporcionades pels certificats digitals (la garantia d’autenticitat d’origen i d’integritat de contingut).
Cal destacar de la factura electrònica que:
• Reemplaça el document físic en paper i conserva el mateix valor i efectes legals, així doncs, s’ha d’expedir en aquells casos en què ho exigix la normativa fiscal, per les operacions de lliuraments de béns o prestacions de serveis realitzats, i servix de prova d’estes operacions.
• És generada per mitjans informàtics en format electrònic (e-factura).
• Incorpora determinades condicions de seguretat proporcionades pels certificats digitals, és a dir, la garantia d’autenticitat d’origen i d’integritat de contingut.
Avantatges
La facturació per mitjans exclusivament electrònics té grans avantatges econòmics, estratègics i organitzatius per a l’empresa proveïdora:
• La recepció és immediata, cosa que agilitza el pagament de la factura i s’optimitzen els processos de cobrament mitjançant la integració amb mitjans de pagament d’entitats financeres.
• Elimina els costos del paper i de la seua impressió, les de personal per a la seua manipulació i del material del sobre i franqueig per a l’enviament al client.
• Dóna una imatge d’empresa tecnològicament moderna, amb voluntat de millorar la relació amb els clients i/o proveïdors, i d’empresa compromesa amb el medi ambient per reduir la utilització de paper, fet que suposa menor impacte ecològic.
• Suposa millores organitzatives, ja que, d’una banda, la facturació electrònica augmenta l’eficàcia dels processos en l’organització, s’agilitza la localització i accés a la informació, reduïx errors i facilita els processos de tramitació i d’auditoria, i d’altra banda, augmenta la seguretat i el control de l’arxiu, no es produïxen pèrdues de factures, i evita que es realitzen modificacions o variacions del seu contingut.