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Concepto de Factura Electrónica
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional. Está reconocida por la Agencia Tributaria como método de emisión legal para facturar. Sirve, entre otras cosas, para agilizar la gestión de cobros de su empresa.
La factura electrónica reemplaza el documento físico en papel y conserva su mismo valor y efectos legales, a la vez que incorpora determinadas condiciones de seguridad proporcionadas por los certificados digitales (la garantía de autenticidad de origen y de integridad de contenido).
Hay que destacar de la factura electrónica que:
• Reemplaza al documento físico en papel y conserva su mismo valor y efectos legales, así pues, debe expedirse en aquellos casos en que lo exige la normativa fiscal, por las operaciones de entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas, sirviendo de prueba de dichas operaciones.
• Es generada por medios informáticos en formato electrónico (e-factura).
• Incorpora determinadas condiciones de seguridad proporcionadas por los certificados digitales, esto es, la garantía de autenticidad de origen y de integridad de contenido.
Ventajas
La facturación por medios exclusivamente electrónicos tiene grandes ventajas económicas, estratégicas y organizativas para la empresa proveedora:
• La recepción es inmediata lo que agiliza el pago de la factura y se optimizan los procesos de cobro mediante la integración con medios de pago de entidades financieras.
• Elimina los costes del papel y de su impresión, los de personal para su manipulación y del material del sobre y franqueo para su envío al cliente.
• Da una imagen de empresa tecnológicamente moderna, con voluntad de mejorar la relación con sus clientes y/o proveedores, y de empresa comprometida con el medio ambiente por reducir la utilización de papel lo que supone menor impacto ecológico.
• Supone mejoras organizativas, puesto que por un lado la facturación electrónica aumenta la eficacia de los procesos en la organización, se agiliza la localización y acceso a la información, reduce errores y facilita los procesos de tramitación y de auditoría; y por otro lado aumenta la seguridad y el control del archivo, no se producen extravíos de facturas, y evita que se realicen modificaciones o variaciones de su contenido.